Isikuandmete töötlemine

Milliseid isikuandmeid võime töödelda ja kust need pärinevad?

Töödeldavate andmete koosseis sõltub teenusest või menetlusest. Nende hulka võivad kuuluda:

• isiku tuvastamise andmed, näiteks nimi, isikukood või sünniaeg;

• kontakt- ja aadressiandmed;

• perekonna, ülalpidamiskohustuse ja esindusõiguse andmed;

• hariduse, töötamise, sissetuleku, vara, elukoha, kinnisasja või majandustegevusega seotud andmed;

• teenuse, toetuse, loa, järelevalve- või muu menetluse lahendamiseks vajalikud andmed ja dokumendid;

• tervise-, sotsiaalabi- ja muud eriliiki või eraelulised andmed, kui nende töötlemine on konkreetse ülesande täitmiseks vajalik ja seadusega lubatud;

• kirjavahetus, selgitused, tõendid, fotod, heli- või videosalvestised;

• veebilehe ja e-teenuste kasutamise tehnilised andmed, näiteks IP-aadress, päringu aeg, kasutatud seade või veebilehitseja ning turvalogid.

Saame andmeid eelkõige Teilt endalt või Teie esindajalt. Kui see on ülesande täitmiseks vajalik ja seadusega lubatud, võime saada andmeid ka riigi või kohaliku omavalitsuse andmekogudest, teistelt asutustelt, menetlusosalistelt, lepingupartneritelt ja teenuseosutajatelt ning avalikest allikatest. E-teenused võivad teha automaatpäringuid registritesse, kuid ainult ulatuses, mis on konkreetse taotluse või teenuse jaoks vajalik.

Millistes olukordades töötleme isikuandmeid?

Kui saadate meile taotluse, kirja, märgukirja, selgitustaotluse või teabenõude

Kasutame Teie ja vajaduse korral teiste puudutatud isikute andmeid pöördumise registreerimiseks, lahendamiseks, vastuse saatmiseks ning menetluse tõendamiseks. Kui asja lahendamine kuulub teise asutuse pädevusse, võime pöördumise sellele asutusele edastada ja teavitame Teid edastamisest.

Pöördumine ja vastus registreeritakse Kiili Vallavalitsuse dokumendiregistris. Avalikus vaates kuvatakse eraisikust saatja või saaja nimi initsiaalidena. Dokumendi sisu ega muid isikuandmeid ei avaldata, kui neile kehtib juurdepääsupiirang. Kui keegi küsib dokumenti teabenõudega, hindame enne väljastamist, kas dokument on avalik, tuleb osaliselt kinni katta või tuleb juurdepääsust keelduda. Juriidilise isiku või asutuse nimel kirjutades tuleb arvestada, et tööalased kontaktandmed ja kirjavahetuse metaandmed võivad olla avalikud.

Kui osalete haldusmenetluses või vallavalitsuse või -volikogu otsuse ettevalmistamises

Töötleme andmeid asjaolude väljaselgitamiseks, menetlusosaliste kaasamiseks, arvamuste ja vastuväidete küsimiseks, haldusakti või muu otsuse tegemiseks, kättetoimetamiseks ja täitmiseks. Menetlusosalistele avaldame teiste isikute andmeid ainult ulatuses, mis on menetluse läbiviimiseks ja nende õiguste kaitsmiseks vajalik.

Vallavalitsuse korraldused, vallavolikogu otsused, istungimaterjalid ja protokollid on avalikud ulatuses, milles seadus avalikustamist nõuab või lubab. 

Sotsiaalhoolekanne, lastekaitse ja abivajava inimese toetamine

Sotsiaalteenuse või -toetuse, eestkoste, lastekaitse või muu abimeetme korral töötleme isiku ja vajaduse korral tema pereliikmete, esindajate või lähedaste andmeid, et hinnata abivajadust, teha otsus, korraldada teenus, maksta toetus ning kaitsta lapse või abivajava täisealise õigusi ja heaolu.

Nendes menetlustes võime töödelda tervise-, puude-, majandusliku olukorra, perekonnaelu ja muid tundlikke andmeid. Juurdepääs antakse ainult neile teenistujatele ja teenuseosutajatele, kellel on seda oma ülesannete täitmiseks vaja. Andmeid edastame teistele asutustele või teenuseosutajatele üksnes seaduse alusel või teenuse korraldamiseks vajalikus ulatuses.

Hariduse, noorsootöö ja huvitegevuse korraldamine

Töötleme lapse, õpilase, noore ja tema seadusliku esindaja andmeid näiteks lasteaiakoha, koolikoha, õpilastranspordi, huvihariduse toetuse, noorte heaolu teenuse või muu haridusteenuse korraldamiseks. Andmeid võidakse töödelda selleks ettenähtud e-keskkondades, sealhulgas ARNO-s ja SPOKU-s. 

Ehitus, planeerimine, keskkond, maakorraldus, teed ja avalik ruum

Töötleme kinnisasja omanike, taotlejate, puudutatud isikute, projekteerijate, esindajate ja teiste menetlusosaliste andmeid lubade, kooskõlastuste, planeeringute, maakorraldustoimingute, keskkonna- ja teeküsimuste ning avaliku ruumi korraldamiseks. Andmeid võime saada Teilt, kinnistusraamatust, ehitisregistrist, rahvastikuregistrist, äriregistrist ja muudest seadusega ette nähtud allikatest.

Planeerimis- ja ehitusmenetlused võivad olla avalikud ning menetlusega seotud nimi, kinnistu või ametialased andmed võivad seadusest tulenevalt olla avalikud. Eraelulisi kontaktandmeid ja muid menetluse avalikustamiseks mittevajalikke andmeid ei avaldata.

Järelevalve ja väärteomenetlus

Töötleme andmeid heakorra-, ehitus-, jäätme-, keskkonna-, reklaami-, tee- või muu järelevalve tegemiseks, rikkumise kontrollimiseks, ettekirjutuse tegemiseks ja väärteomenetluse läbiviimiseks. Andmed võivad hõlmata isiku- ja kontaktandmeid, registriandmeid, selgitusi, tunnistajate teavet, fotosid, videoid ja muid tõendeid.

Menetlusmaterjalidele antakse juurdepääs menetlusseadustes sätestatud korras. Andmeid võidakse edastada politseile, kohtule, registrile või muule pädevale asutusele, kui selleks on seadusest tulenev alus.

Kui kandideerite Kiili Vallavalitsusse tööle või teenistusse

Töötleme kandideerimisel esitatud andmeid ja dokumente kandidaadi sobivuse hindamiseks ning värbamisotsuse tegemiseks. Võime kontrollida tööks olulist teavet avalikest allikatest, kui see on ametikoha olemust arvestades põhjendatud. Kui leiame avalikust allikast Teie kohta otsust mõjutada võiva teabe, anname Teile võimaluse selgitusi esitada. Soovitajaga võtame ühendust juhul, kui olete soovitaja andmed meile esitanud või selleks muu alus olemas.

Kandideerimisdokumendid on juurdepääsupiiranguga. Valituks mitteosutunud kandidaatide andmeid säilitame üldjuhul kuni võimaliku õigusvaidluse tähtaja möödumiseni; pikemaks säilitamiseks küsime eraldi nõusoleku.

Üritused, tunnustamine ja foto- ja videosalvestised

Valla avalikel üritustel võidakse teha fotosid või videosalvestisi valla tegevuse kajastamiseks ja ajaloo talletamiseks. Üldvaateid ja avalikku ülesannet kajastavaid jäädvustusi võime kasutada avalikes huvides; inimest esile tõstva lähivõtte või laste jäädvustamise puhul hindame alati eraldi avaldamise alust ja mõju. Kui Te ei soovi jäädvustusele jääda või soovite põhjendatult avaldatud jäädvustuse eemaldamist, pöörduge Kiili Vallavalitsuse poole.

Veebileht, e-teenused, küpsised ja sotsiaalmeedia

Veebilehe turvaliseks ja töökindlaks toimimiseks võidakse töödelda tehnilisi logiandmeid, näiteks IP-aadressi, päringu aega, vaadatud lehte, veebilehitseja või seadme tüüpi ja veateavet. Teenuse toimimiseks hädavajalikke küpsiseid kasutatakse ilma eraldi nõusolekuta. Statistika-, turundus- või muid mittevajalikke küpsiseid kasutatakse ainult Teie eelneval nõusolekul. Küpsiste täpne loetelu, eesmärgid, teenusepakkujad ja kehtivusajad avaldatakse eraldi küpsiste teabes.

Kiili valla veebileht suunab ka teistesse e-teenustesse ja keskkondadesse, näiteks SPOKU-sse, ARNO-sse, dokumendiregistrisse, GIS-i ja EVALD-i. Nendes keskkondades võib lisaks käesolevale teabele kehtida teenuse või andmekogu eraldi andmekaitseteave.

Kiili Vallavalitsus kasutab avalikkusega suhtlemiseks ka sotsiaalmeediaplatvorme. Kui kirjutate vallale sotsiaalmeedias, töötleme Teie kasutajanime, sõnumit ja muud Teie avaldatud teavet vastamiseks või pöördumise lahendamiseks. Platvormi haldaja töötleb andmeid enda tingimuste kohaselt ja võib töödelda andmeid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. Ärge saatke sotsiaalmeedia kaudu tervise-, sotsiaalabi- või muud tundlikku teavet; kasutage selleks turvalist e-kanalit või pöörduge vallavalitsuse poole.

Videovalve

Kiili Vallavalitsus võib kasutada videovalvet oma hoonetes, nende vahetus ümbruses või muul valla hallataval alal ainult selgelt määratletud ja õiguspärasel eesmärgil, näiteks inimeste ja vara kaitseks või seadusega pandud järelevalveülesande täitmiseks. Kaamera vaatevälja, salvestamise vajadust, juurdepääsuõigusi ja säilitamisaega hinnatakse iga kaamerasüsteemi puhul eraldi. Salvestisi säilitatakse võimalikult lühikest, kuid eesmärgi saavutamiseks põhjendatud aega; intsidendiga seotud salvestist võib säilitada menetluse või õigusnõude lõpuni.

Enne videovalve alasse jõudmist paigaldatakse nähtav teavitussilt, millel on vähemalt videovalve korraldaja nimi ja kontakt, eesmärk, õiguslik alus ning viide täpsemale teabele. Täpsemas videovalve teabes märgitakse muu hulgas jälgitav ala, kas pilti salvestatakse, säilitamisaeg, juurdepääsuõigusega isikud ja salvestiste võimalikud saajad.

Kui kaamerasüsteemi eesmärgid ja kasutamise vahendid määrab Politsei- ja Piirivalveamet või muu asutus ning Kiili Vallavalitsusel puudub juurdepääs ja otsustusõigus, on vastutav töötleja see asutus. Kui osapooled otsustavad eesmärkide ja vahendite üle ühiselt, avaldatakse kaasvastutuse põhimõtted ja kummagi osapoole roll. Teavitussilt ja täpsem teave peavad näitama tegelikku vastutavat töötlejat ega tohi jätta eksitavat muljet.

Kui kaua andmeid säilitame?

Säilitustähtajad tulenevad õigusaktidest, Kiili Vallavalitsuse dokumentide liigitusskeemist või dokumentide loetelust, andmekogu põhimäärusest, lepingust või konkreetse töötlemise eesmärgist. Dokumente säilitatakse ettenähtud sarja säilitustähtaja lõpuni või arhiiviväärtuse korral avalikku arhiivi üleandmiseni. Pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse või dokumendid hävitatakse turvaliselt.

Kui konkreetse teenuse juures on määratud eraldi säilitamisaeg, avaldame selle teenuse andmekaitseteabes. Õigusvaidluse, järelevalve või menetluse korral võime vajalikku teavet säilitada kuni vaidluse või menetluse lõppemiseni, kuigi tavapärane säilitustähtaeg oleks möödunud.

Kas teeme automatiseeritud otsuseid?

Kiili Vallavalitsus ei tee üldjuhul üksnes automatiseeritud töötlemisel põhinevaid otsuseid, mis tekitavad inimesele õiguslikke tagajärgi või mõjutavad teda samaväärselt oluliselt. Kui mõne teenuse puhul sellist otsustamist kasutatakse, teavitame sellest eraldi ning selgitame otsuse loogikat, tähendust, võimalikke tagajärgi ja inimese õigust nõuda otsuse läbivaatamist inimese poolt.

Kuidas andmeid kaitseme ja rikkumistele reageerime?

Rakendame isikuandmete kaitseks vajaduspõhiseid juurdepääsuõigusi, kasutajate autentimist, logimist, varundamist, turvalist andmevahetust, füüsilise juurdepääsu piiranguid, töötajate juhendamist ja muid asjakohaseid meetmeid. Teenuseosutajad peavad tagama vähemalt lepingus ja õigusaktides nõutud kaitsetaseme.

Isikuandmetega seotud rikkumise korral piirame kahju, selgitame välja põhjuse ja rakendame kordumise vältimiseks meetmeid. Kui rikkumine võib tõenäoliselt ohustada inimese õigusi ja vabadusi, teavitame Andmekaitse Inspektsiooni üldjuhul 72 tunni jooksul. Kui tõenäoline oht on suur, teavitame ka puudutatud inimest põhjendamatu viivituseta.

Millised on Teie õigused?

Sõltuvalt töötlemise õiguslikust alusest ja asjaoludest on Teil õigus:

• saada teavet, kas ja kuidas Teie isikuandmeid töödeldakse, ning tutvuda enda andmetega;

• nõuda ebaõigete andmete parandamist või mittetäielike andmete täiendamist;

• nõuda andmete kustutamist, kui nende töötlemiseks ei ole enam õiguslikku alust, arvestades et seadusest tuleneva ülesande täitmiseks või arhiveerimiseks vajalikke andmeid ei saa alati kustutada;

• nõuda andmete töötlemise piiramist õigusaktis sätestatud juhtudel;

• esitada vastuväiteid avalikes huvides oleva ülesande või õigustatud huvi alusel toimuvale töötlemisele;

• saada enda esitatud andmed masinloetaval kujul ja edastada need teisele vastutavale töötlejale, kui andmeid töödeldakse nõusoleku või lepingu alusel automatiseeritult ning see õigus on kohaldatav;

• võtta nõusolek igal ajal tagasi;

• nõuda, et üksnes automatiseeritud otsus vaadataks üle inimese poolt, kui sellist otsustamist kasutatakse;

• esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kohtusse.

Kuidas oma õigusi kasutada?

Saatke taotlus aadressile [email protected] või andmekaitsespetsialistile, esitage see vallamajas või saatke postiga aadressile Nabala tee 2a, Kiili alev, Kiili vald, 75401 Harjumaa. Kirjeldage võimalikult täpselt, millise töötlemise või andmetega Teie soov seotud on.

Enne andmete väljastamist peame veenduma Teie isikusamasuses. Vajaduse korral palume taotluse digitaalselt või omakäeliselt allkirjastada, kasutada turvalist autentimist või esitada täiendavat teavet. Teise isiku andmeid väljastame ainult esindusõiguse või muu õigusliku aluse olemasolul.

Vastame taotlusele üldjuhul ühe kuu jooksul. Keeruka või mahuka taotluse korral võime tähtaega pikendada kuni kahe kuu võrra, kuid teavitame pikendamisest ja selle põhjustest esimese kuu jooksul. Taotluse lahendamine on üldjuhul tasuta. Selgelt põhjendamatu või ülemäärase taotluse korral võime küsida mõistlikku tasu või jätta taotluse rahuldamata, põhjendades oma otsust.

Õigust andmetega tutvuda või muid andmesubjekti õigusi võidakse piirata seaduses sätestatud juhul, näiteks teise isiku õiguste ja vabaduste, menetluse, avaliku julgeoleku või õigusnõuete kaitseks.

Kaebuse esitamine

Kui leiate, et Kiili Vallavalitsus on Teie isikuandmeid töödelnud õigusvastaselt, palume esmalt pöörduda vallavalitsuse või andmekaitsespetsialisti poole, et saaksime olukorra lahendada. Teil on igal ajal õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kohtusse.

Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn

E-post: [email protected] | telefon: +372 627 4135

Veebileht: www.aki.ee

Andmekaitsetingimuste muutmine

Ajakohastame andmekaitsetingimusi, kui muutuvad õigusaktid, vallavalitsuse töökorraldus, teenused või infosüsteemid. Kodulehel avaldame alati kehtiva versiooni ja viimase muutmise kuupäeva. Kui muudatus mõjutab oluliselt juba kogutud andmete kasutamist, teavitame puudutatud inimesi sobival viisil.